Entrepreneur : 3 astuces pour préparer votre 1er voyage d’affaires

Les voyages d’affaires permettent de saisir des opportunités professionnelles et de conquérir de nouveaux marchés. Le développement de votre entreprise nécessite-t-il la réalisation d’un voyage d’affaires hors du territoire ? Il vous faudra considérer plusieurs éléments décisifs. En voici quelques-uns.

Privilège aux affaires administratives

La première étape dans la préparation d’un voyage professionnel est la gestion des affaires administratives. Sachez que ce type de séjour nécessite une familiarisation avec l’administration du pays de destination.

En conséquence, assurez-vous de la validité de vos pièces d’identité et de votre visa de séjour. Aussi, si vous voyagez en voiture, trouvez un emplacement temporaire pour stationner votre véhicule. Optez par exemple pour le Parking Charles de Gaulle, situé à quelques mètres seulement de l’aéroport.

De même, prenez le soin de rassembler tous les documents relatifs à votre voyage et à votre entreprise. Si vous devez effectuer des présentations, n’oubliez surtout pas vos diapositives. Apprêtez par ailleurs vos cartes de visite à distribuer lors de vos rencontres professionnelles.

La logistique sur place

Un déplacement dans un pays étranger nécessite la mise en place d’une importante logistique. En fonction du temps à passer sur place, réservez votre hôtel ou toute autre forme d’hébergement convenable. Sachez que de nombreuses solutions numériques permettent aujourd’hui d’obtenir de précieuses informations sur les prestations des hôtels. Vous pourrez ainsi réserver une chambre à la bonne période.

De plus, mettez un point d’honneur à organiser vos déplacements. Pour un séjour de plusieurs jours, il est préférable de louer une voiture. Dans ce cas, procédez à une réservation avant votre départ. Renseignez-vous aussi sur la législation locale.

En effet, dans certains pays européens, les étrangers doivent disposer d’un permis de conduire international. Puisque l’obtention de ce document peut s’étendre sur six mois, il est préférable d’entamer tôt les démarches.

En revanche, dans le cadre d’un séjour rapide de 24 à 48 h, préconisez les transports locaux. De plus, le fait d’anticiper sur la logistique offre plusieurs avantages. En plus d’organiser minutieusement chaque aspect du voyage, cela permet d’établir un budget de séjour réaliste. Vous aurez dès lors un meilleur contrôle de vos dépenses.

Un planning précis

Après avoir préparé votre départ et votre séjour sur place, penchez-vous sur les objectifs de cette expérience professionnelle. Est-ce l’occasion de rencontrer des partenaires ou des investisseurs ? S’agit-il plutôt d’une prospection ou d’échanges avec des entreprises ?

Établissez au départ une feuille de route qui prend en compte les sites à visiter et les rendez-vous à honorer. De même, informez vos partenaires, prestataires et clients locaux de votre présence ponctuelle. C’est un point essentiel quand on sait que les activités d’un entrepreneur peuvent subir d’importantes fluctuations.

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